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Zeit sparen

WhatsApp-Bot fürs Fitness­studio Bucht Probe­trainings, während du trainierst.

Er antwortet in wenigen Sekunden mit dem, was du hinterlegst, bietet freie Termine aus Magicline oder deinem Kalender an und gibt ab, wenn er etwas nicht weiß.

Ein WhatsApp-Bot fürs Fitnessstudio ist ein Programm, das Anfragen im WhatsApp-Kanal des Studios beantwortet und Probetrainings bucht. Er antwortet nur aus dem Wissen, das das Studio hinterlegt: Preise, Kurse, Öffnungszeiten. Ist er unsicher, übergibt er an das Team. Die KI lässt sich je Studio abschalten.

Scroll weiter. Der Bot antwortet.

Sonntag, 23:14 Uhr.

Dein Team schläft. Ein Interessent schreibt trotzdem. So sieht die Antwort aus.

…Minute
bis zur ersten Antwort

Neue Nachricht eingegangen …

  1. Interessent: Hi, was kostet bei euch ein Probetraining?
  2. Bot: Hi! Das Probetraining ist kostenlos, mit Trainer und Getränk danach. Was ist dein Ziel?
  3. Interessent: Abnehmen und wieder fitter werden
  4. Bot: Super Ziel. Ich hab dir einen kleinen Plan für die ersten 3 Tage geschickt. Passt dir Dienstag 18:30 oder Donnerstag 7:00?
  5. Interessent: Donnerstag 7 Uhr!
  6. Bot: Gebucht: Donnerstag, 7:00 mit Tom. Ich erinnere dich am Mittwochabend. Bis dann!

Was dein Team heute am Handy aufhält

Was ein WhatsApp-Bot im Fitnessstudio übernimmt

Problem 1 von 6

Heute

Trainer verbringen Stunden damit, WhatsApp-Nachrichten zu schreiben und Leuten hinterherzutelefonieren.

Mit uns

Der Bot beantwortet jede Anfrage sofort und fasst nach, wenn keine Antwort kommt. Dein Team trainiert.

Heute

Jeden Tag dieselben Fragen: Was kostet das? Habt ihr Parkplätze? Wann ist Yoga?

Mit uns

Der Bot antwortet nur mit dem, was du hinterlegt hast. Was er nicht weiß, gibt er an dein Team.

Heute

Anfragen am Abend und am Wochenende bleiben bis Montag liegen.

Mit uns

Antwort in Sekunden, auch sonntags um elf.

Heute

Termin-Pingpong: Passt Dienstag? Nein. Mittwoch? Vielleicht.

Mit uns

Der Bot bietet nur echte freie Termine an. Ein Tipp, gebucht.

Heute

Trainer schreiben von privaten Handys. Kündigt jemand, sind die Chats weg.

Mit uns

Eine Nummer fürs Studio, alle Gespräche im gemeinsamen Postfach.

Heute

Niemand weiß vorher, was der Interessent eigentlich will.

Mit uns

Das Ziel-Quiz liefert ein Kurzprofil, bevor er zur Tür reinkommt.

Was macht der Bot, wenn …?

Sechs Situationen aus dem Studio-Alltag. Tipp auf eine und sieh zu, wie der Bot reagiert.

Nichterscheinen

Wenn jemand nicht kommt

Der Bot meldet sich nach dem verpassten Termin, freundlich und ohne Vorwurf, und bietet direkt neue Zeiten an. Dein Team muss niemandem hinterhertelefonieren.

Mehr dazu

Studio-Wissen

Wenn jemand Fragen hat

Preise, Kurse, Öffnungszeiten, Parken: Der Bot antwortet mit dem Wissen, das du hinterlegst. Was tabu ist, legst du fest.

Mehr dazu

Übergabe ans Team

Wenn es heikel wird

Bei Beschwerden, verbotenen Themen oder offenen Fragen gibt der Bot ab. Dein Team bekommt eine Meldung mit Grund und schreibt im selben Chat weiter.

Mehr dazu

Mitglieder werben Mitglieder

Wenn ein Freund kommt

Der Freund schreibt mit dem VIP-Pass zuerst. Der Bot erkennt den Werber, bucht den Termin, und der Bonus wird beim Check-in ausgelöst.

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Reaktivierung

Wenn alte Kontakte wieder Lust haben

Nach dem CSV-Import geht eine freigegebene WhatsApp-Vorlage raus. Wer antwortet, landet direkt in der Terminstrecke. STOP wirkt sofort.

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Lesen statt anhören

Wenn jemand lieber spricht

Sprachnachrichten erscheinen als Text. Der Bot versteht den Inhalt und verschiebt den Termin.

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Studio-Wissen

Woher weiß der Bot, was mein Studio anbietet?

Du hinterlegst Öffnungszeiten, Kurse, Tarife, Parken und Tonfall. Dazu Themen, über die der Bot nicht spricht. Er antwortet nur mit dem, was du freigegeben hast.

  • Wissen pflegst du selbst. Änderungen gelten sofort.
  • Verbotene Themen. Keine Heilversprechen, keine Rabattzusagen.
  • Dein Tonfall. Klingt wie dein Studio, nicht wie ein Callcenter.

Ziel-Quiz und Mini-Plan

Was fragt der Bot vor dem Probetraining ab?

Zwei, drei kurze Fragen: Ziel, Trainingsstand, Wunschzeit. Aus den Antworten entsteht ein Mini-Trainingsplan als Geschenk. Das Ziel steht danach in der Lead-Akte.

  • Kurzprofil vor dem Termin. Dein Trainer startet nicht bei null.
  • Lead-Score aus den Antworten. Heiße Kontakte zuerst.
  • Pflichtfelder für Magicline. Der Bot fragt ab, was fehlt.

Termin buchen

Wie bucht der Bot ein Probetraining?

Der Bot liest die freien Probetraining-Zeiten aus Magicline oder deinem Kalender und bietet genau diese an. Belegte Outlook- und Google-Zeiten sind sofort gesperrt.

  • Direkt in Magicline. Kein Abtippen am Empfang.
  • Erinnerung am Vortag. Weniger leere Termine.
  • Nicht erschienen? Neues Angebot geht noch am selben Tag raus.

Übergabe an dein Team

Was passiert, wenn der Bot nicht weiterweiß?

Bei Beschwerden, verbotenen Themen, offenen Fragen oder vielen Nachrichten in kurzer Zeit gibt der Bot ab. Der Gast bekommt Bescheid, dein Team eine Meldung mit Grund.

  • Grund steht dabei. Dein Team weiß sofort, worum es geht.
  • Ein Klick zum Übernehmen. Weiterschreiben im selben Gespräch.
  • Bot wieder an, wenn erledigt. Die Strecke läuft weiter.

Wo sind die Grenzen?

  • Die KI ist abschaltbar
    Je Studio. Dann läuft nur die feste Strecke, Fragen gehen an dein Team.
  • Nur mit Einwilligung
    Ohne Einwilligung schreibt kein Bot, sondern ein Mensch.
  • Persönliches wird geschwärzt
    Nachname, E-Mail und Geburtstag werden in Chats geschwärzt, bevor die KI sie sieht.
  • Keine Gesundheitsberatung
    Der Mini-Plan ist eine allgemeine Trainingsidee, keine medizinische Beratung.
  • WhatsApp über deine Nummer
    Angebunden an die offizielle WhatsApp-Business-Plattform von Meta.
  • STOP wirkt sofort
    Abmeldung jederzeit, protokolliert.

Kein Kontakt geht verloren

Verpasster Anruf? Wird trotzdem ein Lead. · in Vorbereitung

Verpasster Anruf wird zum Lead

Nicht jeder schreibt per WhatsApp. Ruft jemand an und niemand geht ran, legt die Software den Kontakt als Lead an und benachrichtigt dein Team. Und wer kein WhatsApp hat, löst Gutschein und VIP-Pass per SMS ein.

Verpasste Anrufe · in Vorbereitung

Aus dem Anruf wird ein Lead

Eine unbekannte Nummer wird zum Lead mit Quelle „Anruf“, eine bekannte bekommt eine neue Aktivität. Die zuständige Person bekommt eine Meldung, höchstens einmal am Tag je Lead.

Ohne Einwilligung

Dann antwortet ein Mensch

Hat der Anrufer keine Einwilligung für Nachrichten gegeben, bleibt der Bot für dieses Gespräch aus. Eine interne Notiz sagt dem Team, warum, und es antwortet persönlich.

Kein WhatsApp?

Einlösen per SMS

Hat jemand kein WhatsApp, löst er den VIP-Pass mit seiner Handynummer ein und bekommt den Code per SMS. Ohne SMS-Kanal steht dort die Adresse deines Studios zum Vorbeikommen.

Demo-Daten · Ansicht vereinfacht

So sieht es im Programm aus

So sieht ein verpasster Anruf im Programm aus

Die Lead-Akte mit Quelle „Anruf“ und interner Notiz: ohne Einwilligung antwortet ein Mensch, nicht der Bot.

Echte Ansicht · Demo-Daten
app/leadsDemo-Daten
Verpasster Anruf als Lead

Der Anruf erscheint als Gespräch im Postfach. Ein Hinweis sagt dem Team, dass es persönlich antworten soll.

Echte Ansicht · Demo-Daten
app/postfachDemo-Daten
Im Postfach

So sieht es im Programm aus

Das Wissen, aus dem der Bot antwortet.

Preise, Kurse, Zeiten und Tonfall einmal hinterlegen, dazu verbotene Themen. Daraus antwortet der Bot.

Echte Ansicht · Demo-Daten
app/einstellungen/botDemo-Daten
Bot-Wissen

Bot und KI

Antwortet der WhatsApp-Bot selbstständig?

Ja, innerhalb fester Regeln. Er folgt einer festen Strecke und beantwortet Fragen mit dem Wissen, das du hinterlegst. Ist er unsicher, bei Beschwerden oder bei Themen, die du als tabu markiert hast, übergibt er an dein Team. Die KI lässt sich je Studio abschalten, dann läuft nur die feste Strecke.

Welche Fragen kann der Bot beantworten?

Alles, was du im Studio-Wissen hinterlegst: Öffnungszeiten, Kurse, Tarife, Parken, Ausstattung, Probetraining. Themen, über die er nicht sprechen soll, legst du als Tabu fest. Fragt ein Gast etwas, das nicht hinterlegt ist, erfindet der Bot nichts, sondern gibt an dein Team ab.

Über welche WhatsApp-Nummer läuft der Bot?

Über eine eigene Nummer deines Studios, angebunden an die offizielle WhatsApp-Business-Plattform von Meta. Dein privates Handy bleibt außen vor. Dein Team antwortet im Browser oder in der Web-App, mehrere Personen gleichzeitig. Die Einrichtung der Nummer übernehmen wir mit dir.

Wie bucht der Bot ein Probetraining?

Er liest die freien Zeiten aus Magicline oder deinem Kalender, bietet sie im Chat als Knöpfe an und trägt den gewählten Termin direkt ein. Der Gast bekommt eine Bestätigung, am Vortag geht eine Erinnerung raus. Kommt er nicht, schickt der Bot ein neues Terminangebot.

Gibt der Bot Gesundheits- oder Trainingstipps?

Er schickt einen Mini-Trainingsplan als allgemeine Trainingsidee, passend zum Ziel aus dem Quiz. Gesundheits- und Heilversprechen sind tabu. Medizinische Fragen, etwa zu Beschwerden oder Verletzungen, gibt er an dein Team ab. Weitere Themen, die er meiden soll, legst du selbst fest.

Passt dazu

VIP-Pässe Google-Bewertungen Alle Funktionen

Schreib selbst
mit dem Bot.

Ich zeige dir an deinem Studio, wie ein Gast vom Café bis ins Cockpit läuft. Du scannst selbst einen Aufsteller und schreibst mit dem Bot.

  • Kostenlos und unverbindlich
  • Am Beispiel deines Studios
  • Mit deinen eigenen Zahlen

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Wim Alexander Aalders

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